MANAJEMEN EVENT ; SERUU LOH.. YUK BUAT EVENT..

Pekan Rakyat Jakarta (PRJ), Java Jazz Festival, Java Rockinland, KickFest, Pekan Olahraga Nasional, dll sekarang siapa yang tidak tahu beberapa contoh event diatas? Yaa mungkin ada beberapa orang yang belum tahu dengan event tersebut, tapi tidak sedikit pula orang yang sudah tidak asing lagi dengan beberapa event diatas. Orang berbondong-bondong datang ke sebuah acara dengan membeli tiket yang harganya bervariasi, dengan menyisihkan waktunya dan memilih pakaian yang tepat untuk datang ke event tersebut, apakah mereka senang, padahal mereka sudah meluangkan waktunya, meluangkan uangnya, dll? jawabannya tidak sedikit orang yang merasa kecewa setelah hadir ke sebuah acara, tetapi tidak sedikit pula orang yang merasakan puas setelah hadir ke acara tersebut. Hal ini sangat tergantung pada penyelenggara event yang bersangkutan.

Sering kita melihat dan bahkan menghadiri sebuah event yang bisa dibilang sukses, sukses dalam artian kita sebagai pengunjung merasakan kepuasan tersendiri pada saat menghadiri event tersebut. Dibalik semua itu kegiatan event tersebut dilaksanakan tidak semata-mata hanya suatu kejadian secara langsung dan tidak di sengaja, tetapi kegiatan tersebut pasti memiliki tujuan tertentu yang dibuat secara sengaja oleh beberapa pihak yang terkait dengan sebuah rancangan yang benar-benar dipikirkan dengan matang. Seperti pengertian event sendiri yaitu “suatu bentuk peristiwa dan bukan kejadian, karena secara sengaja diadakan atau diselenggarakan untuk suatu tujuan tertentu. Erat hubungannya dengan kegiatan manusia sebagai makhluk sosial serta interaksi sosial dalam komunikasi transaksi.” Adapun pengertian lain dari event adalah “sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu. berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara dilakukan berdasarkan rencana yang telah disusun sebelumnya.”

Dari pengertian diatas, jelas, penyelenggara event tidak boleh asal-asalan dalam merancang event, jika tidak mau event berlangsung tidak sesuai harapan atau gagal. Setiap penyelenggara event atau EO harus sangat memahami tentang pentingnya sebuah manajemen event. Apa itu Manajemen Event? Sebelum kita masuk ke manajemen event, alangkah lebih baiknya kita mengetahui apa itu Manajemen dan apa itu Event. “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.” ( James A.F.Stoner ) sedangkan “Event adalah suatu bentuk peristiwa dan bukan kejadian, karena secara sengaja diadakan atau diselenggarakan untuk suatu tujuan tertentu. Erat hubungannya dengan kegiatan manusia sebagai makhluk sosial serta interaksi sosial dalam komunikasi transaksi.” Jika kita gabungkan “Manajemen event adalah sebuah proses yang mau tidak mau, suka atau tidak suka harus dilakukan untuk keberhasilan suatu acara. sebuah usaha yang sistematis yang dilakukan bersama sama untuk terselenggaranya sebuah acara yang memiliki tujuan yang nantinya akan diselesaikan bersama-sama.

Lalu apa hubungannya manajemen event dengan event yang berelangsung sukses? Jelas sangat berhubungan, penyelenggara event/ EO yang melewati proses-proses manajemen event mayoritas event akan berjalan dengan terstruktur dan tidak menutup kemungkinan event akan sukses berat. Berbeda dengan penyelenggara event/ EO yang mengabaikan proses-proses manajemen event, oke event bisa berjalan, tetapi tidak menutup kemungkinan juga event akan kacau dan tidak terorganisir. Oleh sebuah EO harus memperhatikan proses-proses manajemen event antara lain :

1. FUNGSI PERENCANAAN

2. FUNGSI PENGORGANISASIAN

3. FUNGSI PENGKOORDINASIAN

4. FUNGSI PENGARAHAN

5. FUNGSI PENGAWASAN

FUNGSI PERENCANAAN, sebelum menentukan apapun yang pertama harus dilakukan adalah perencanaan terlebih dahulu, konsep event, konsep publikasi, target, sasaran, tujuan dll. Event harus direncanakan secara matang, apakah event ini rutin, atau event yang hanya diadakan sekali, atau bagaimana semua rencana muncul berdasarkan tujuan, dan ide-ide dari penyelenggara. Dalam tahap perencanaan ini sebuah EO harus dapat mempersiapkan beberapa plan, hal ini membantu ketika kita sudah tidak sanggup meneruskan plan yang pertama di rencanakan. Pastikan juga pengunjung atau peserta mempunyai kesan atas acara yang terselenggara, dan pastikan itu kesan positif.

FUNGSI PENGORGANISASIAN, Pada proses yang kedua ini EO harus membentuk kepanitiaan pada fungsi pengorganisasian, kepanitiaan menjadi inti yang mutlak dilakukan untuk memperjelas tanggungjawab yang akan dilakukan. Seorang ketua tidak boleh asal-asalan dalam menempatkan posisi setiap anggotanya, tempatkan personil sesuai dengan kapabilitas dan kompetensinya. Biasanya struktur kepanitiaan yang standar adalah sebagai berikut:

1.      Ketua panitia

2.      Sekretaris

3.      Bendahara

4.      Seksi Kesekretariatan

5.      Seksi Publikasi dan Dokumentasi

6.      Dana Usaha

7.      Seksi Konsumsi

8.      Sarana Prasarana

FUNGSI PENGKOORDINASIAN, Setelah terbentuk struktur kepanitiaan, biasanya langsung menuju pada tahapan pengkoordinasian, ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu, pemetaan tanggung jawab dan pembentukan schedule kerja. Setiap divisi harus tahu jobdesk dan kebutuhan acara masing-masing dan setelah terbentuk jobdesk dan kebutuhan, ketua biasanya memberikan deadline dari masing-masing kebutuhan yang dicari. Hal ini memudahkan ketika kita ingin mengetahui sampai mana progress dari acara selama waktu yang di tentukan, apakah dalam satu bulan terakhir progress berjalan cepat atau lambat? Dan hal ini bisa menentukan apakah kita ingin terus di plan A atau ganti plan B.

FUNGSI PENGARAHAN, Ketika semua divisi sudah memiliki jobdesk masing-masing, kali ini tugasnya ketua untuk mengarahkan, ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta terbuka dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca acara.

FUNGSI PENGAWASAN, Pengawasan ini berfungsi untuk terkontrolnya progress dari setiap kinerja anggota, Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua untuk mengawasi semua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling tunjuk dan saling menyalahkan.

Itulah gambaran simple dari proses manajemen event, sebenarnya proses manajemen event itu masih sangat banyak, tetapi jika di klasifikasikan seperti lima proses diatas. Jika proses dilakukan secara rinci keberhasilan acara pun akan semakin terbuka. Tahapan-tahapan yang dilalui akan semakin jelas dan tidak ada lagi yang kebingungan dari sisi koordinasi, jobdesk, dll.

Setelah semua tahapan dilalui, EO tinggal menyelenggarakan acara pada saat hari H. Yang perlu dilakukan adalah “datang, perhatikan, dan lakukan”. Koordinasi tiap bagian/ subbagian, lakukan pengawasan secepatnya atasi masalah yang timbul, catat kekeliruan sekecil apapun guna bahan untuk evaluasi. Dan yang terakhir adalah tahap evaluasi. Pastikan bahwa semua personil yang terlibat dalam kepanitiaan harus menyampaikan laporannya secara lengkap. Pelajari semua laporan dari tiap-tiap bagian/ subbagian. Mintakan personil melengkapi jika ada kekurangan. Semua laporan tadi dikompilasikan, disusun dalam satu laporan lengkap sebagai bentuk pertanggungjawaban. Itu merupakan tahapan-tahapan manajemen event yang harus dilalui agar event dapat berjalan dengan terkordinir dan sesuai dengan tujuan awal.